Nipid

Tööpäev tõhusamaks: pühendu ühele asjale korraga ja moluta viljakalt 

Kristel Rõss, 13. november 2019, 06:30
Uuringud näitavad, et kui arvutis on e-kirjakast kogu aeg taustal avatud, kukub töötaja IQ-tase 10 punkti.Foto: Glenn Carstens-Peters / Unsplash
Kui palju aega kulutad sa tööpäevas pseudotegevusele: kolad sotsiaalmeedias ja uudiseportaalides, näpid nutitelefoni või jutustad kohvinurgas? Meeskondade ja juhtide koolitaja Kaido Pajumaa hinnangul võib lõviosa väärtuslikust ajast kuludagi tulutult sahmides.

"Kui tahad oma tööpäeva tõhusamaks muuta, peaksid endalt küsima – mis on sinu kontrolli all? Need on kolm tegurit: see, mida mõtled, mida välja ütled ja mida teed," selgitab 2017. aastal Äripäeva aasta koolitajaks valitud Pajumaa. Kui seda endale teadvustad, saad hakkama ka enesejuhtimisega ning oskad tööpäeva tõhusaks muuta.

Oletame, et tulid tööle hea tujuga, aga ülemuse märkus või kolleegi kommentaar teeb meele mõruks. Enesejuhtimine tähendab ka seda, et sa ei lähe selle negatiivse tundega kaasa ega lase tööpäeval lörri minna.

Nimekiri olulistest asjadest
Olulise tööülesande täitmist segab arvatust rohkem iga paari minuti tagant Facebooki kiikamine või iga uue e-kirja avamine. "Pärastlõunal tunned ennast juba väsinuna, kuigi töö pole kriipsu võrragi edenenud," möönab Pajumaa. Tegemata tööde kuhjumine aga tekitab üha suuremat stressi. Lubad küll endale, et homme saab kõik tehtud, aga järgmisel päeval avastad, et olukord on sama ebamugav.

Koosta nimekiri olulistest asjadest, mis tuleb tööpäeva jooksul ära teha.Foto: Glenn Carstens-Peters / Unsplash

Samal teemal

Pajumaa soovitab koostada nimekirja olulistest asjadest, mis tuleb tööpäeva jooksul ära teha. Juba eelmise päeva õhtul tuleks valida üks-kaks asja, millele hommikul pühenduda. "Sule arvutis kõik muu, pane telefon hääletule režiimile ja pühendu vähemalt pooleks tunniks ühele asjale," õpetab ta. Pajumaa teab, et algul nõuab see suurt enesedistsipliini ja psüühika peab harjuma sellega, et sa ei anna järele impulssidele iga natukese aja tagant postkasti, telefoni vms kiigata. "Aga peagi avastad imestusega, kui kiiresti saab tehtud töö, mida oled päevast päeva edasi lükanud," kinnitab koolitaja.

E-kirjadele vastamiseks eraldi aeg
"Uuringud näitavad, et kui arvutis on e-kirjakast kogu aeg taustal avatud, kukub töötaja IQ-tase 10 punkti. See on samaväärne seisund, kui olla 36 tundi magamata," toob Pajumaa näite. Ta soovitab tööga seotud e-kirjadele vastamiseks võtta eraldi aeg ja hoida oma postkast tühjana: ebaolulised e-kirjad kustutada ja ülejäänu arhiveerida. Erandiks on klienditeenindajad, kelle ülesandeks ongi e-kirjadele kiiresti vastata.

Uuringud näitavad, et kui arvutis on e-kirjakast kogu aeg taustal avatud, kukub töötaja IQ-tase 10 punkti.Foto: Glenn Carstens-Peters / Unsplash

"Kui 15 aasta eest pangas töötasin, otsiti inimesi, kes suudaksid teha mitut asja korraga. Praegu ütlevad psühholoogid, et inimene suudab teha korraga maksimaalselt kaht asja, millest üks on automaatne, näiteks nõusid pestes võid ju rääkida telefoniga," kõneleb Pajumaa. Aga töö juures on telefoniga rääkimise ajal võimalik kirjutada vaid kirja, millesse ei ole vaja väga süveneda.

Püüa ennast kõrvalt vaadata
Aga mida teha avatud kontoris, kus igaüks võib igal ajal tulla juttu ajama? "Tuleb kokku leppida vaiksed perioodid, kui kõik teevad tööd," pakub koolitaja. Tõhus aja- ja enesejuhtimine saabki alguse võimest ennast kõrvalt vaadata. Ei pea minema kaasa kõigi mõtete ja emotsioonidega, mis meis üles kerkivad – see ongi emotsionaalne intelligentsus.

Ajapuudus pole põhjus, vaid pigem sümptom
Koolitaja Kristjan Otsmann ütleb, et tavaliselt ei ole ajapuudus põhjus, vaid sümptom. "Ehk teed tööd, mis sulle ei meeldi või läheb see vastuollu sinu väärtustega? Või ei sobi tööülesanded sinu isiksuse tüübiga? Või oled lihtsalt ületöötanud?" küsib ta.

Kui tunned hommikuti töölemineku ees suurt vastumeelsust, tuleks mõelda, missugune olukord sulle meeldiks ja kuidas selleni jõuda. "Elu võib võrrelda autojuhtimisega, sa ei saa kõike kontrollida, kuid sina keerad rooli ja valid kiiruse."

Otsmann rõhutab, et tema jaoks on oluline leida iga päev tegevusi, mida ta saab ise kontrollida. "Ideaalis võiks olla iga päev üks-kaks tööd, mis on väga tähtsad ja millel on pikaajalisem mõju, mis ei ole ainult tulekahju kustutamine," nendib ta. Koolitaja rõhutab, et hea oleks püüda alati oma tööd ja tegemised lõpuni teha. Nimelt vallandab aju õnnehormoonide voo niipea, kui saame mingi töö valmis, sõltumata sellest, kas see oli elutöö või sai vastatud suvalisele e-kirjale.

Ka Otsmann soovitab juba eelmisel õhtul mõelda järgmisele päevale – sel juhul kulub vähem aega sahmimisele. "Aga ka nn sahmimist tasub rühmitada, näiteks võtta aega vastamata kõnedele. Või vastata järjest kõikidele e-kirjadele näiteks tööpäeva lõpus."

Päeva lõpul aga tasuks tagasi vaadata – mis läks korda ja mis untsu ning mida sellest õppisid. Otsmanni sõnul on väga oluline teha tööpäevas pause ja viljakalt molutada. "Hinga vähemalt paari tunni tagant sügavalt sisse ja välja. Tunneta, kas kehas on pingeid ja püüa lõdvestuda. Siis paraneb ka ajutegevus," õpetab ta. Veel soovitab ta hoolitseda selle eest, et igas tööpäevas leiduks kirsse tordil – tegevusi, mis pakuvad naudingut.

Seitse rusikareeglit, et aeg asjatult käest ei kaoks:

  • Tee nimekiri olulistest töödest, mis tuleb päeva jooksul ära teha.
  • Vali eelmisel õhtul üks-kaks tööd, millega hommikul alustad.
  • Sule arvutis kõik muu peale käsiloleva töö.
  • Tööta intervallidega: keskendu pool tundi kindlale ülesandele, kasuta taimerit.
  • Võta eraldi aeg vähemolulistele tegevustele, näiteks e-kirjadele vastamisele.
  • Tee paari tunni tagant pause, hinga sügavalt sisse-välja ja püüa lõdvestuda.
  • Ära unusta tööpäevas kirsse tordil – tegevusi, mis pakuvad naudingut.